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Melde- und Zahlungspflichten

Wenn Sie jemanden einstellen wollen, müssen Sie zu Beginn der Beschäftigung bestimmte Schritte erledigen und Vorgaben erfüllen:

• Bei Einstellung des ersten Beschäftigten müssen Sie eine Betriebsnummer beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Die Betriebsnummer wird unter anderem für die monatlichen Abrechnungen der Sozialbeiträge benötigt.
• Wenn Sie erstmalig Beschäftigte einstellen, müssen Sie dies binnen einer Woche bei Ihrer Berufsgenossenschaft melden. Die Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung.
• Pflichtversicherte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in der gesetzlichen Sozialversicherung müssen Sie der zuständigen Krankenkasse als Einzugsstelle melden.
• Den Beginn des Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie dem Finanzamt Ihrer Betriebsstätte mitteilen. An dieses Finanzamt müssen Sie die Lohnsteuer, eine eventuell zu entrichtende Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag bezahlen.

Private und öffentliche Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen auf mindestens fünf Prozent dieser Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen beschäftigen. Daneben existieren erleichternde Sonderregelungen für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber mit weniger als 40 Arbeitsplätzen bzw. weniger als 60 Arbeitsplätzen. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, müssen Sie eine Ausgleichsabgabe zahlen. Daneben gibt es eine Vielzahl gesetzlicher Regelungen zum Schutz von schwerbehinderten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wie etwa das Benachteiligungsverbot mit Entschädigungsregelung oder der besondere Kündigungsschutz.

Teilt Ihnen eine Arbeitnehmerin mit, dass sie schwanger ist, müssen Sie das dem Regierungspräsidium sofort melden. Zuständig ist das Regierungspräsidium, in dessen Bezirk der Betrieb liegt. Das Regierungspräsidium prüft, ob das Mutterschutzgesetz eingehalten wird.

Endet das Arbeitsverhältnis, müssen Sie dies den Stellen, bei denen Sie die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer gemeldet haben, auch mitteilen.

Steuern

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber müssen Sie bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn folgende Beträge einbehalten, beim zuständigen Finanzamt anmelden und bezahlen:

• die Lohnsteuer,
• den Solidaritätszuschlag und
• gegebenenfalls die Kirchensteuer

Die Höhe der Abzüge können Sie entsprechend der Höhe des Lohnes und der Lohnsteuerklasse aus Tabellen ablesen oder mit speziellen Programmen ermitteln. Lohnsteuertabellen erhalten Sie im Buchhandel.

Unfallversicherung

Je nach Gewerbeart ist für Ihre Beschäftigten eine der verschiedenen gewerblichen Berufsgenossenschaften zuständig. Der Versicherungsschutz erstreckt sich auf Arbeits- und Wegeunfälle sowie Berufskrankheiten.

Angaben über die für Ihr Unternehmen zuständige Berufsgenossenschaft erhalten Sie beim Verband "Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung".

Hinweis: Die Beiträge für die Unfallversicherung tragen Sie als Arbeitgeber alleine.

Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Sie als Arbeitgeber müssen

• feststellen, ob Ihre Beschäftigten sozialversicherungspflichtig oder sozialversicherungsfrei sind.
• die Meldungen an die Einzugsstellen abgeben (An- und Abmeldungen beziehungsweise Veränderungen mitteilen).
• das beitragspflichtige Entgelt sowie den Gesamtsozialversicherungsbeitrag berechnen und abführen.
• die Lohnunterlagen führen.

Die Beiträge zur Sozialversicherung bestehen aus einem Arbeitgeber- und einem Arbeitnehmeranteil. Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag umfasst alle Beiträge. Diesen müssen Sie an die Einzugsstellen überweisen. Die Einzugsstellen entscheiden über die Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Sozialversicherung. Einzugsstellen sind die jeweiligen Krankenkassen. Bei geringfügigen Beschäftigungen ist die Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) zuständig.

Bestehen für die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber oder Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer Unklarheiten, ob im Einzelfall eine versicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt, können beide bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (Clearingstelle) den Status feststellen lassen. Die Entscheidung ist für alle Zweige der Sozialversicherung verbindlich.

Die Höhe der Beiträge in der Sozialversicherung richtet sich nach dem Bruttoverdienst Ihrer Beschäftigten. Die Einkommensteile, die über der Beitragsbemessungsgrenze liegen, bleiben unberücksichtigt. Die Beitragsbemessungsgrenze setzt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales jedes Jahr neu fest.

Höhe der Beiträge und Beitragsbemessungsgrenzen 2024:

• Krankenversicherung
  Der allgemeine Beitragssatz liegt für alle gesetzlichen Krankenkassen bei 14,6 Prozent.
  Dieser wird je zur Hälfte von Arbeitgeber- und von Beschäftigtenseite getragen; auch ein kassenspezifischer Zusatzbeitrag ist jeweils zur Hälfte von Arbeitgeber- und Beschäftigtenseite zu tragen. Beitragsbemessungsgrenze: 62.100 Euro jährlich
• Rentenversicherung
  Der Beitragssatz beträgt 18,6 Prozent.
  Beitragsbemessungsgrenze:
  • allgemeine Rentenversicherung: 90.600 Euro jährlich
  • Knappschaft-Bahn-See: 111.600 Euro jährlich
• Arbeitslosenversicherung
  Der Beitrag liegt bei 2,6 Prozent.
  Beitragsbemessungsgrenze: 90.600 Euro jährlich
• Pflegeversicherung seit 01.07.2023

Der allgemeine Beitragssatz beträgt 3,4 Prozent. Für kinderlose Beschäftigte kommt ein Zuschlag von 0,6 Prozentpunkte hinzu. Der Beitragssatz für kinderreiche Familien für das zweite bis fünfte Kind, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, ermäßigt sich der Beitragssatz um jeweils 0,25 Prozentpunkte. Der Beitragssatz des Arbeitgebers beträgt - unabhängig von der Anzahl der Kinder - 1, 7 Prozent. Der Beitragssatz des Beschäftigten (Arbeitnehmeranteil) ab dem 01.07.2023 beträgt wie folgt:

• Beschäftigte ohne Kinder: 2,3 Prozent (3,4 Prozent + Zuschlag 0,6 Prozent - Arbeitgeberanteil 1,7 Prozent)
• Beschäftigte mit 1 Kind: 1,7 Prozent (3,4 Prozent - Arbeitgeberanteil 1,7 Prozent)
• Beschäftigte mit 2 Kindern: 1,45 Prozent (3,4 Prozent - Abschlag 0,25 Prozent - Arbeitgeberanteil 1,7 Prozent)
• Beschäftigte mit 3 Kindern: 1,2 Prozent (3,4 Prozent - Abschlag 0,25 Prozent * 2 - Arbeitgeberanteil 1,7 Prozent)
• Beschäftigte mit 4 Kindern: 0,95 Prozent (3,4 Prozent - Abschlag 0,25 Prozent * 3 - Arbeitgeberanteil 1,7 Prozent)
• Beschäftigte mit 5 Kindern: 0,7 Prozent (3,4 Prozent - Abschlag 0,25 Prozent * 4 - Arbeitgeberanteil 1,7 Prozent)

Bis 30.06.2023 war der Gesamtbeitrag zur Pflegeversicherung 3,4 Prozent. Wenn Sie Kinder haben, lag er bei 3,05 Prozent. Beitragsbemessungsgrenze ab 2024: 62.100 Euro jährlich

Die Höhe der Beiträge für spezielle Arbeitsformen kann davon abweichen. Im Gegensatz zum Regelfall der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung sind Minijobs und kurzfristige Minijobs nur in der gesetzlichen Rentenversicherung versicherungspflichtig. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt beispielsweise vor, wenn die Tätigkeit nicht länger als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage im Kalenderjahr dauert. Dies ist z.B. bei Aushilfen oder Ferienjobs der Fall.

Wird die kurzfristige Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt beziehungsweise übersteigt das Arbeitsentgelt bei einem Minijob 538 Euro ) im Monat (6.456 Euro im Jahr), liegt eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit vor.

Berufsmäßig wird eine Beschäftigung beispielsweise ausgeübt, wenn

• sie für die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist oder
• sich die Beschäftigungen über 538 Euro wiederholen und länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr andauern.

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sollten Sie im Zweifelsfall sicherstellen, dass keine weitere Beschäftigung bei einer anderen Arbeitgeberin oder einem anderen Arbeitgeber besteht.

Hinweis: Die Versicherungsträger können nach vorheriger Ankündigung eine Prüfung über die Richtigkeit der Beitragsberechnungen und -abführungen bei Ihnen vornehmen.

Vertiefende Informationen

• Beitragsverfahrensverordnung
• Personalfragebogen für geringfügig Beschäftigte (PDF)
• Spitzenverband "Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung"
• Clearingstelle
• Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände

Rechtsgrundlage

Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV)

• § 28a (SGB) Viertes Buch (IV) Meldepflicht
• § 7a (SGB) Viertes Buch (IV) Anfrageverfahren

Freigabevermerk

04.03.2024 Sozialministerium Baden-Württemberg und Oberfinanzdirektion Karlsruhe als Vertreterin des Finanzministeriums

Lebenslagen

• Arbeitgeber
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